秋の夜長をゆっくり楽しむには、仕事を早く終わらせる必要があります。

ですが、ついついだらだらと仕事をしてしまったり、効率が悪かったりすることがありませんか？そこで、仕事を早く終わらせる時短術をご紹介します。ぜひ、仕事を効率よく終わらせて、秋の夜長に読書や映画を楽しんでくださいね。

仕事がはかどる時短術

それでは、早速時短術をご紹介します。仕事がはかどると、時間に余裕ができてプライぺートが楽しめるだけではなく、上司からの信頼も厚くなるでしょう。

ぜひ、時短術を覚えて仕事の中でとり入れてみてくださいね。

アイディアが必要な作業は午前中に行う

毎日の仕事の中には、アイディアが必要な作業も出てくると思います。そういった仕事はできるだけ午前中に行うのが時短術のポイントです。

というのも、人間の脳は体温が上がるときに集中力が増すと言われているのです。午後は体温が下がるので、どうしても集中力が切れてしまいます。そのため、アイディアが必要な仕事は、体温が上昇する午前中に取り組むことで、物事がサクサク進みやすいかもしれませんね。

まとめて処理をする

まとめて処理できるような作業は、一度に作業してしまうことがおすすめです。すると、驚くほど仕事のロスがなくなるでしょう。たとえば、「部品を取りに行く→持って来た部品を取り付ける→次の部品を取りに行く→また部品を取り付ける」というような流れで作業をしていると、部品を取りに行く時間が大きなロスになっていることがわかりますよね。これが、作業の効率化を妨害している要因になっています。

しかし、前もって必要な部品をまとめて手元に運んでおくと、いちいち部品を取りに行く手間がなくなるので、作業の時短化が実現するのです。

これは、デスクワークにも同じことが当てはまるのです。同じような形式の書類はまとめて処理することで、形式の確認はスムーズに行われ、作業の時間はかなり短縮されます。また、デスクに置かれている必要な道具の配置なども工夫すると良いでしょう。必要なものをわかりやすく配置することで、いちいち探す手間がなくなり、効率よく仕事ができるようになります。

型を作る

ほとんどの仕事は、まったく新しいことを要求される場面がありません。たいていの仕事は過去に経験のあるものか、過去の経験を応用すればできるような仕事でしょう。そのため、自分の経験をもとに工夫し、仕事の型を作り上げることができると、今後似たような仕事がきても、その型を活かして仕事することができるのです。すると、仕事のクオリティを保ったまま時短化が実現できるのです。

たとえば、企画書を作成する機会が多い場合は、全体の構成や記載するべき項目、添付資料の形式などを整理して企画書の型を作り上げます。こうして企画書の型を作ってしまえば、今度からは型に沿って作成するだけで企画書が完成するでしょう。これは、大幅な時短につながります。

仕事の型は難しく考える必要はなく、構成や手順を確立するだけで良いのです。内容を同じにすることではありません。事前に枠組みを決めておいて、内容を肉付けすることで仕事が時短化していくでしょう。

しっかりとした仕事の型があれば、単純に時間を短くするだけでなく、流れに沿ってわかりやすく仕事することが可能になります。すると、必要な要素を兼ね備えた質の良い仕事をすることができるのです。

目標を定める

仕事の時短化をはかるには、漠然と仕事していてはいけません。これでは、仕事がはかどらずに効率も良くならないでしょう。

しかし、明確な目標を持って仕事すれば、目標達成といった意欲が沸いてくるので、誰でも積極的に仕事に取り組むようになります。何も大きな目標を設定する必要はありません。ここでは、小さな目標の工夫が大切です。1時間単位や30分単位での目標を設定することで、自分の作業効率をチェックしながら仕事できるようになるでしょう。そして、小さな改善を積み重ねながら時短まで実現することができるのです。

作業を逆算して考える

スケジュールが甘くなり、常に仕事がぎりぎりになってしまう人は作業を逆算して考えると良いでしょう。自分の作業時間を始めに計算して、目標までの計画を考えるのです。

最初に大切なのは、時間を意識して「自分がどの作業にどのくらい時間がかかるのか」を把握することです。仕事が終れる時間を具体的に設定し、そのゴールに向かってかかる時間からスケジュールを組みます。ゴールから逆算して考えると、最後に焦るようなリスクは避けられるでしょう。

また、計画を立てるときは時間の余裕を持たせることも大切です。急にほかの仕事が割込み、スケジュールが狂うことも考えられます。そのため、想定外の時間も考えてスケジュールを組んでおきましょう。

見直しの時間を設ける

集計やデータ入力などの作業は、最初からミスのない確実なものを求めると慎重になりすぎて時間が思った以上にかかってしまうケースがあります。

内容にもよるのですが、いったんはスピードを上げて作業に取り組んでみましょう。そして、最後に見直し時間を設ければ、作業データのミスを防ぐことが出来ます。スピーディな作業とじっくり見直すチェックの二段階で、時短と正確性が上がるのです。また、ミスをすること前提で仕事を進めると、じっくりチェックするようになるので、結果的にもミスを防ぐことができます。

また、ミスはノートなどにメモしておきましょう。自分のしてしまったミスを振り返ることで、間違えやすい傾向をしっかり理解でき、同じようなミスを防ぐことができるでしょう。

まとめ

いかがでしたか？

仕事がはかどる時短術はしっかり理解出来ましたか？

どれも、毎日の仕事につかえる方法ばかりなので、ぜひ明日からでも実践してみてくださいね。仕事がはかどると、時間に余裕ができるので、自分の好きな趣味の時間に活かしましょう！秋は気持のよい天候の日が多いので、野外でスポーツをしたり、読書や映画を楽しんでも良いですね。

時短術は仕事が捗る上に、気持ち的にも余裕が出て良いことばかりです。ぜひ、毎日の生活に活かしてください。