仕事をするうえで、大事なのが「効率」です。

毎日残業するのが当たり前になっていると、自分の趣味や仲間との大切な時間が削られてしまいますよね。より充実した生活を送るためにも、仕事の効率を上げてみませんか？

ここでは、仕事の効率を上げる10の方法をご紹介します。生活の質を上げたい方は、ぜひ参考にしてくださいね！

1、デスク周りをキレイに整頓する

仕事を始めると、デスク周りはどんどん物で溢れてきます。

そこで、最初の段階でデスクをキレイに整頓しておくことが大切です。そして、一つの仕事を終えたら、一度もとの整頓された状態に戻します。

これを繰り返して、常にデスク周りをキレイに保つようにするのです。

デスク周りをキレイにしておくと、次の仕事に取り掛かりやすいですし、何が今必要か、必要ではないかが明確になります。このように、デスク周りはシンプルで使いやすい状態にしておきましょう。

2、昼食をしっかりとる

仕事が忙しくなると、昼食を簡単に済ませてしまったり、昼食を抜いてしまうこともあるのではないでしょうか。

しかし、気持ちを切り替えて午後の仕事に臨むためには、昼食をしっかりとって気分転換することが大切です。外で昼食をとる場合は、空気が変わって頭がすっきりしますよね。

仕事にはメリハリが大事です。

気持よく仕事を続けるためにも、しっかり昼食をとって休憩しましょう。また、タスクが終わるごとに休憩を挟んで、適度に気持ちを切り替えることも大切です。

だらだら仕事をすることが一番効率を下げる行為です！

3、よく使うものを取り出しやすい位置に置く

仕事でよく使うものは、取り出しやすい位置に収めておきましょう。

使うものに優先順位をつけ、使用頻度が高い順番に配置します。そして、使用頻度の低いものは、取り出しにくい場所に収めましょう。

また、不要なものは潔く処分することも大切です。

4、時間を区切る

仕事をする時間が長ければ長いほど多くの仕事ができ、生産性が上がると思っている方もいますが、実は時間を短く区切った方が仕事の効率が上がります。

1日8時間働くとすれば、1時間ごとに8つに区切り、仕事を8つのタスクに分けて重要な仕事から片付けます。このように制限時間があると、仕事の集中力が上がり、生産性もグッとアップします。

5、自動化する

日々の雑務を減らすことが、大切な仕事やクリエイティブな仕事の時間を増やします。

どんなに些細なことでも、自動化できるものはできるだけ自動化しましょう。小さなことですが、ショートカットキーを使いこなしたり、テキストの入力補助をすることから始めてみてはいかがですか？

6、メールは短く

メールは、1日の多くの時間を奪います。ですから、全てのメールを3～4文で終わらせるように短くすることが大切です。

これだけで、メールや返信メールを送る時間がかなり短縮されます。相手側も、短い文章の方が読みやすくなるため、一挙両得ですね。

7、早起きする

いつもより少しだけ早起きして朝方の生活を送ることで、仕事の効率をグンと上げることができます。

この理由は以下の通りです。

• 朝は疲労がなくエネルギーが高くなる
• 脳の覚醒を促すホルモンであるコルチゾールが、朝8時から9時に最も分泌される
• 夜22時から2時の間は睡眠の質を高めることができる
• ラッシュ時よりも早く通勤することで体力を温存することができる
• 来客や電話対応が少なく、作業に集中できる

このように、人間の体の仕組みと外部の環境の、両面からメリットが生まれます。

なお、夜勤などでどうしても朝が弱い場合や、睡眠時間が不規則になる場合は、日中の太陽の光を浴びるだけでもOKです。太陽の光を浴びると、ホルモンバランスが整い、睡眠の質を高めることができるのです。

8、作業効率を上げる環境を作る

心が穏やかになる環境を作ることは、仕事の効率アップにつながります。可能であれば、職場の環境作りを工夫しましょう。

• 目に優しい緑など色の効果をインテリアに取り入れる
• 脳波を高める音楽をBGMにする
• エアコンの湿度や温度を快適に保つ
• アロマオイルなどの質の良い香りを使う
• 皆がぶつからずに動きやすい導線を確保する
• 物置や倉庫などを使いやすく整理整頓する

このように、改善できる点は積極的に改善しましょう。

できるなら、作業場を職場だけではなくカフェや図書館など適度に変えてみましょう。場所を変えることで視界が変わってリフレッシュできますよ。ちなみに、人が多いところで作業すると、程よい緊張感が生まれてより集中できます。

9、気が散る要素を排除する

目の前の仕事に集中しようと思ったとき、色々な妨害が入ることがあります。自分ができる範囲で、気が散らない環境を作っておきましょう。

• 基本的にウインドウは1個だけ立ち上げる
• アプリやメールの通知をオフにする
• ネットサーフィンをしない
• タイピングの効率を上げるフリーソフトを手に入れる

などで、工夫することが大切です。

特に、パソコンで仕事をしていると、計算ソフトやメーラー、ブラウザなどいつの間にか沢山のウインドウが開いていることがあります。こういった場合、頭の中も混乱して何をしていたかわからなくなってしまいます。

使用していないアプリは終了し、ウインドウは基本的に1つだけ開いておくように心がけましょう。すると、パソコンの処理速度がはやくなり、頭もスッキリします。

10、前日の夜にタスクをリストアップする

効率化を目指すために、やるべきことや優先順位を明確にしておきましょう。

なるべく、前日の夜までに次の日のTO DOリストを作成しておきます。ここで、できるだけタスクを細分化することが大切です。そうすると、次の日はあれこれ悩むことなく、リストに沿って単純に作業を実行することができるでしょう。

また、こうすることで急な仕事や来客、緊急事態が起きても慌てることが少なくなります。

まとめ

いかがでしたか？

仕事の効率が上がると、残業も少なくなり、自分の大切なプライベートな時間も増えてくるでしょう。自分が効率化する方法を学んだら、周りにシェアすることも大切です！

自分が良いと感じたことは、どんどん共有して、仕事がはかどる環境をみんなで作り上げましょう。

質の良い生活を目指して、ぜひ実践してくださいね！